Как не делать все самому? Шесть советов по организации проекта от Сигнум

Привет! Меня зовут Светлана Сокович, и я руководитель проекта «Ликеос» в Сигнум. Расскажу, как справиться с грудой обязанностей, грамотно распределять задачи, писать ТЗ и наладить коммуникацию, а в результате сократить время работы над проектом, упростить себе жизнь и спасти нервы.

«Самому сделать проще и быстрее» — думают многие. Но взваливание на себя слишком большого количества задач приводит к выгоранию, потере энтузиазма, проблемам со здоровьем. Поэтому важно провести работу над собой и поверить в своих коллег: что все они замечательные специалисты, сделают хорошо и красиво, не хуже вас. В итоге выиграют все: и руководитель — облегчив себе жизнь и освободив время для развития других направлений, и участники проекта — приобретя новый опыт и почувствовав доверие и уважение со стороны коллег.

В любом процессе главное — правильно поставить задачу. Это уже как минимум 50 процентов ее решения. Еще на этапе обучения и внедрения в команду Сигнум мы учим, как правильно ставить техническое задание: максимально подробно описать, что именно требуется, от кого, в какие сроки. После того как руководитель проекта поставил корректно составленную задачу, исполнитель в течение 24 часов должен принять ее и, главное, задать все возникшие вопросы. Если он просто принял задачу, а потом не сделал задание или сделал его неправильно — это проблема не руководителя, а исполнителя.

При постановке технического задания оговаривается точный дедлайн, который нельзя нарушать. Конечно, мы приветствуем, когда все выполняется даже досрочно. Умение рассчитывать свое время — одно из основных качеств всех наших коллег. Только в том случае, если Сигнум будет работать как часы, мы сможем достичь хороших результатов.

Мы уже упоминали о том, как важно уметь уточнять непонятные аспекты при получении задач. Но надо помнить и о непредвиденных обстоятельствах. Участников Сигнум объединяет то, что они всегда могут договориться. Руководитель проекта без проблем сможет сам написать, например, анонс для будущей лекции, если по каким-то причинам райтер не смог этого сделать, но предупредил об этом и разъяснил причину.

Для эффективного развития мы стремимся к тому, чтобы каждый мог на 100 процентов качественно делать свою работу, но при этом мог помочь коллеге, если у него возникнут проблемы. Наши дизайнеры без труда могут проверить текст на грамотность и инфостиль, если редакторы по каким-то причинам не могут этого сделать. А все потому, что у нас есть Академия. Академия — это открытый для всех участников Сигнум ресурс, в котором собраны основные руководства и принципы работы, которые мы используем каждый день. Прочитав понятную и простую инструкцию, любой человек, даже не обладающий специальными навыками, сможет создать афишу для лекции, написать анонс и сделать рассылку.

Человек продуктивен, когда у него есть силы, а они в свою очередь требуют хорошего отдыха. В Сигнум мы заранее уточняем расписание наших коллег и уважаем их личное время. Очень легко взять отпуск: за неделю до этого необходимо предупредить руководителя и всех коллег, максимально доделать все свои дела в проекте или делегировать их.

Существует еще множество способов облегчить свою работу. Например, в Сигнум мы используем корпоративный мессенджер, который позволяет отделять рабочее время от нерабочего, у нас есть планировщик задач, доступный всем участникам, поэтому каждый при наличии свободного времени может взять дополнительную задачу и следить за прогрессом коллег.

Эти простые инструменты — как колонны, поддерживающие здание, и с их помощью можно построить целый город, цветущий, наполненный единомышленниками и друзьями.